Создание оргкомитета съезда.
Мы много обсуждали по телефону с членами Совета вопросы организации съезда. По итогам переговоров есть предложение создать горизонтальную структуру. Что это значит. Совет утверждает программу съезда и основные мероприятия по подготовке съезда. Далее члены Совета и все инициативные члены Союза принимают на себя обязательства по выполнению конкретных задач. Общее «подталкивание» и контроль за своевременным выполнением взятых задач осуществляет председатель Совет.
На сегодняшний день с инициативой по работе в подготовке съезда выступили:
Наталья Сизикова готова взять на себя координацию хозяйственно-технического и частично организацию связи с гос структурами
Василий Самсонов готов составить критерии для составления докладов (тех задание) и собрать доклады.
Евгений Цурихин собирает информацию сколько в России экскурсионных и потенциально экскурсионных пещер. И информацию о проблемах сохранности пещер
Геннадий Самохин – общая координации
Проект программы и мероприятий по подготовке съезда.
Время проведения (ориентировочно): 24-26 ноября 2017 года
Место проведения: город Москва, но вопрос точного адреса пока открытый. Сейчас ведем переговоры с исполнительной дирекцией РГО о проведении заседания на базе Штаб-квартиры РГО в Москве на Новой площади. Возможен вариант проведения в институте географии
1.Пленарное заседание (общее время до 2 часов)
1.1.Выступление председателя о деятельности РСС:
- Цели и задачи РСС.
- Стратегические направления деятельности Союза (исследовательская, природоохранная, спортивная, образовательная, информационная, издательская, международная)
- Партнерство (сотрудничество в реализации спелеологических проектов с общественными и коммерческими организациями, органами власти, частными лицами, разделяющими наши Цели и Задачи)
- Медиасвязи (сайт speleoatlas.ru как средство для общения между членами Союза, расширение возможностей сайта)
- Сохранение исторического наследия российской спелеологии (к задачам объединяющим всех спелеологов относится память о первых исследователях пещер, привлечение ветеранов спелеологии к современной общественной жизни, рассказы о героических экспедициях по исследованию больших и малых пещер)
1.2. Приветственные речи от представителей РГО, МЧС, приглашенных гостей и от иностранных организаций (европейский союз спелеологов, национальные спелеоорганизации Франции, Испании).
1.3. Презентация в виде коротких видеофильмов отчетов о наиболее значимых мероприятиях российских спелеологов и анонс проектов Союза на ближайший период.
2. Рабочее заседание (общее время 2-6 часов)
2.1. Доклады о проектах Мирового уровня – исследовательские экспедиции в крупнейшие пещеры Мира.
2.2.Доклады о всероссийских мероприятиях. Отчеты и анонсы об экспедициях, спортивных соревнованиях, спелеолагерях и спелеошколах, о работе комиссий и т.д.
2.3.Доклады о региональных проектах. Презентация мероприятий и озвучивание проблем, стоящих перед клубами, требующих поддержки национальной спелеологической организации.
2.4. Принятие изменений в нормативные документы РСС. Утверждение Устава, Положений о взносах, комиссиях, членстве и т.д.
3. Заседание по секциям (2-3 часа). Заседание комиссий, обсуждение конкретных шагов по реализации целей Союза в своих направлениях.
Для успешного проведения съезда требуется провести организационные мероприятия по следующим направлениям:
1. Выбор места и подготовка конференц-зала. Очевидно, что проведение пленарного заседания съезда РСС на базе Штаб-квартиры РГО в Москве на Новой площади станет значимым фактором при организации всего мероприятия. Если для участия в мероприятии приглашают значимых гостей в Штаб-квартиру РГО, то обычно гости от такого приглашения не отказываются)))
Однако это не самоцель. Институт географии также отличное место для проведения данного мероприятия
Организация мультимедийного оборудования, записи и онлайн трансляция в интернете докладов
Разработка и изготовление сувенирной продукции (флешки, значки, футболки, кружки, рюмки и т.д.)
Организация кофе-брейков
2. Приглашение руководителей заинтересованных профильных министерств, ведомств, общественных и коммерческих организаций.
Желательно на просто пригласить, но и заранее проработать вопрос о сотрудничестве со следующими организациями:
- РГО (уже достигнута договоренность в вопросе участия представителей от руководства РГО в работе съезда)
- МЧС России
- Министерство природных ресурсов и экологии Российской Федерации
- Росприроднадзор
- Федеральное агентство лесного хозяйства
- Федерацией спортивного туризма России
- мэрией Москвы
- др
На сайте выложен проект договора с РГО. Договор написан общими фразами и его можно использовать как проект договора с любыми другими организациями (тем более ссылаясь на уже имеющийся договор с РГО).
Крайне необходим инициативный человек в Москве, готовый взяться составлять договора и организовывать приглашения этих и других организаций.
Отдельный вопрос приглашение на съезд и договоренности с коммерческими организациями (производители и ведущие продавцы спортивного снаряжения, продуктов питания и т.д.) Здесь сфера взаимодействия не ограничивается только Москвой.
3. Медиа поддержка. Приглашение представителей ведущих телеканалов, печатных и интернет изданий. Конечно, тоже желательно не просто едино разово пригласить журналистов, а договорится о постоянном медипартнерстве.
4. Доклады. Необходимо составить критерии для составления докладов (тех задание) и собрать доклады. Василий Самсонов взялся за эту работу.
5. Информационное обеспечение подготовки съезда – рассылка приглашений и циркуляров всем членам РСС, освещение подготовки съезда в сети интернет.