Ваша комиссия будет работать с существующими архивами. А если в клубе архива нет, или он рассредоточен по членам клуба и находиться в плачевном состояние? Где архив Перово? Сейчас  есть мода не вести архивов- выложать фотки из экспедиции в контакт и на этом успокаиваются. Объяснять руководителям клубов что надо вести  полноценные архивы очень важно.
Тебе, как Главному Архивариусу наверно лучше всех известно, что должно в архивах содержаться и в какой форме.  Я бы с удовольствием почитал, и привел свой архив в удобочитаемый вид.