Я сегодня получил разъяснение в минюсте о способах проведения очных съездов в период пандемии.
Такой съезд можно проводить в виде телеконференции с использованием любых платформ. Присутствовать на таком съезде можно не путем сбора в одном месте, а по видеосвязи  Такая форма съезда признается минюстом, как очный съезд. Важно чтобы можно было идентифицировать тех людей, которые присутствуют на конференции.  Можно показать (или отправить заранее) протокол о избрании делегата, предъявить паспорт, если человек не известен лично. Протокол о съезде оформляется также, как при любом собрании с указанием что конференция проведена в видеоформате.
Голосования на конференции рекомендуют проводить открытым способом, чтобы каждый участник конференции мог видеть, как идёт голосование.